Zwischen Kostenexplosion und Gesundheitsschutz: Dos & Don’ts im Umgang mit Krankmeldungen

Anspruch auf Entgeltfortzahlung und Nachweispflicht

Ist der Arbeitnehmer arbeitsunfähig, kann er vom Arbeitgeber für bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung verlangen. Arbeitsunfähigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer seine zuletzt ausgeübte Tätigkeit nicht mehr oder nur unter der Gefahr einer gesundheitlichen Verschlechterung ausführen kann. Der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit erfolgt durch die Vorlage einer ärztlichen AU-Bescheinigung. Diese ist grundsätzlich spätestens am vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit vorzulegen und muss die Dauer sowie die Tatsache (nicht: den Grund) der Arbeitsunfähigkeit erkennen lassen.

Der AU-Bescheinigung kommt dabei ein hoher Beweiswert für das Vorliegen von Arbeitsunfähigkeit zu. Sie ist aber nicht unangreifbar. Gibt es objektive Hinweise, die den Verdacht eines „Vortäuschens“ der Arbeitsunfähigkeit nahelegen, kann der Arbeitgeber den Beweiswert erschüttern. Ein schlichtes „Das glaube ich nicht“ genügt dafür aber nicht. Der Arbeitgeber muss konkrete Umstände vortragen, aus denen sich ernsthafte Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit ergeben können. Maßgeblich ist eine Gesamtschau aller Umstände, die zwar für sich betrachtet unbedenklich sein können, aber im Zusammenspiel Zweifel am Beweiswert der AU-Bescheinigung begründen. Gelingt es dem Arbeitgeber den Beweiswert zu erschüttern, kehrt die volle Darlegungs- und Beweislast zum Arbeitnehmer zurück. Dieser muss dann konkret schildern, welche gesundheitlichen Einschränkungen bestanden und welche Verhaltensmaßregeln oder Medikamente ärztlich verordnet wurden. Eine bloße Diagnoseangabe oder die Entbindung des Arztes von der Schweigepflicht genügt nicht.

Folgende Umstände können den Beweiswert einer AU-Bescheinigung erschüttern:

• Der Arbeitnehmer reicht mit der Eigenkündigung oder im Anschluss an eine Arbeitgeberkündigung eine AU-Bescheinigung ein, die passgenau die Kündigungsfrist abdeckt. Es reicht aus, wenn zwischen der Kündigung und der Vorlage der AU-Bescheinigung ein enger zeitlicher Zusammenhang besteht (z.B. die Kündigung geht an einem Freitag zu und die Bescheinigung wird am darauffolgenden Montag für die Zeit der Kündigungsfrist vorgelegt).
• Verhalten des Arbeitnehmers während der Dauer der Arbeitsunfähigkeit (z.B. Ausübung einer anderen Tätigkeit, Aufnahme einer Reise trotz angeordneter häuslicher Ruhe).
• Häufige Krankmeldung vor oder nach einem Urlaub sowie an wiederkehrenden Wochentagen (insbesondere Freitag und Montag).
• Vorherige Andeutung der Arbeitsunwilligkeit durch den Arbeitnehmer (z.B. betroffene Person äußert vorher, dass sie eine bestimmte Tätigkeit nicht übernehmen will).
• Überschreiten der üblichen Richtwerte für AU-Dauer (Grundsatz: Maximal 2 Wochen).
• Eine AU-Bescheinigung wird für einen Zeitraum eingereicht, für den zuvor erfolglos Urlaub begehrt worden ist.

Digitale AU-Bescheinigung

Die ärztliche Krankschreibung kann auch digital erfolgen. Zulässig ist dies aber nur, wenn ein echter ärztlicher Kontakt stattgefunden hat – etwa im Rahmen einer Video- oder telefonischen Sprechstunde. Mehrere Anbieter bieten jedoch auch eine sog. „5 Min. AU“ an, bei der auf Grundlage eines Fragebogens binnen fünf Minuten eine AU-Bescheinigung ausgestellt wird. Hierbei fehlt es an der erforderlichen ärztlichen Untersuchung. Der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit ist dann nicht erbracht.

Typische Hinweise auf eine solche „5 Min. AU“ sind etwa, dass der Arbeitnehmer trotz des elektronischen AU-Verfahrens selbst eine PDF-Bescheinigung vorlegt oder dass Formulierungen wie „Fernuntersuchung nur mittels Fragebogen“ verwendet werden. Zudem dürfen digitale AU-Bescheinigungen nur für einen Zeitraum von bis zu fünf Tagen ausgestellt werden.

Vorgetäuschte Arbeitsunfähigkeit als Kündigungsgrund

Eine vorsätzlich vorgetäuschte Arbeitsunfähigkeit stellt eine arbeitsrechtliche Pflichtverletzung dar, die mit Abmahnung oder sogar Kündigung geahndet werden kann. Anders als im Streit um die Entgeltfortzahlung genügt die Erschütterung des Beweiswerts der AU-Bescheinigung also nicht. Der Arbeitgeber muss zudem vorsätzliches Verhalten des Arbeitnehmers nachweisen.

Bei Vorlage einer „5 Min. AU“ wird regelmäßig ein vorsätzlicher Pflichtverstoß vorliegen. Denn die Bescheinigung erweckt den Eindruck, die Arbeitsunfähigkeit sei nach einem ärztlichen Kontakt und unter Beachtung der medizinischen Standards festgestellt worden, obwohl ein solcher Kontakt gerade nicht stattgefunden hat. Dieses bewusste Vortäuschen einer ordnungsgemäßen AU-Bescheinigung stellt einen schwerwiegenden Vertrauensbruch dar, der es dem Arbeitgeber unzumutbar machen kann, am Arbeitsverhältnis festzuhalten. Es ist daher auch nicht mehr entscheidend, ob der Arbeitnehmer tatsächlich arbeitsunfähig war.

Schwieriger zu handhaben sind dagegen die Fälle, in denen der Beweiswert der AU-Bescheinigung zwar erschüttert ist, der Arbeitnehmer aber behauptet, tatsächlich an eine Krankheit geglaubt oder einem Zustand (irrigerweise) Krankheitswert beigemessen zu haben. Der Arbeitgeber muss dann konkrete Anhaltspunkte für das Vorliegen von Vorsatz vortragen.

Hierzu einige Beispiele aus der Rechtsprechung:

Fälle von wirksamen außerordentlichen fristlosen Kündigungen

• Arbeitnehmerin legt eine AU-Bescheinigung für einen Tag vor, für den sie zuvor vergeblich Urlaub beantragt hatte, und besuchte an diesem Tag eine anmeldepflichtige Fortbildung (LAG Niedersachsen Urteil vom 08.07.2024 – 15 SLa 127/24)
• Arbeitnehmerin legt eine AU-Bescheinigung für einen Zeitraum von 14 Tage vor, für den sie zuvor vergeblich Urlaub beantragt und die Geschäftsführung zusätzlich mehrfach mit der Ablehnung des Antrags konfrontiert hatte. Trotzdem besuchte Sie in diesem Zeitraum eine Vernissage (feierliche Eröffnung einer Kunstausstellung, bei der die Werke eines lebenden Künstlers ausgestellt werden) ihres Mannes (LAG Köln, Urteil vom 07.07.2017 – 4 Sa 936/16).
• Arbeitnehmer legt eine AU-Bescheinigung vor, wird aber während des angeblichen Krankheitszeitraums in seinem eigenen Restaurant bei körperlicher Arbeit (Vorbereitung einer größeren Veranstaltung) angetroffen; er kann nicht schlüssig erklären, welche konkrete Erkrankung ihn zwar an der Arbeit beim Arbeitgeber, nicht aber an der Tätigkeit im Restaurant hindert. Vorher hatte er für diesen Zeitraum erfolglos um eine Freistellung gebeten, um in seinem Restaurant zu arbeiten (LAG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 04.05.2021 – 6 Sa 359/20).
• Arbeitnehmerin legt eine AU-Bescheinigung für zwei Tage vor und besucht in diesem Zeitraum eine Party. Sie postet dies in Ihrem WhatsApp-Status. Später wurde dieses Bild zusätzlich auf der Website des Veranstalters veröffentlicht (Arbeitsgericht Siegburg, Urteil vom 01.12.2022 – 5 Ca 1200/22).

Fälle von unwirksamen außerordentlichen Kündigungen:

• Ein wegen mittelschwerer Depression arbeitsunfähig geschriebener Arbeitnehmer darf während der Krankschreibung weiterhin Sport treiben (im entschiedenen Fall: Fußball), ohne dass allein darin ein genesungswidriges Verhalten liegt, das eine fristlose Kündigung rechtfertigen könnte (LAG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 11.11.2015 – 7 Sa 672/14).
• Die bei einem Einzelhändler beschäftigte Arbeitnehmerin, die bereits eine Eigenkündigung ausgesprochen hatte, war wegen einer Knieverletzung krankgeschrieben, arbeitete jedoch an zwei Tagen für jeweils vier Stunden probeweise an der Kasse in einem anderen Einzelhandelsunternehmen, bei dem sie eine Anschlussbeschäftigung aufnehmen wollte. Dadurch lag ein genesungswidriges Verhalten vor. Der behandelnde Arzt bestätigte aber eine tatsächliche Arbeitsunfähigkeit und erklärte, er hätte sie auch in Kenntnis der Probearbeit weiter krankgeschrieben. Dieses genesungswidrige Verhalten stellt zwar eine Pflichtverletzung dar, rechtfertigt jedoch keine fristlose Kündigung, weil es der Arbeitnehmerin nicht ums bloße „Abkassieren“ sondern auch um das Anschlussarbeitsverhältnis ging (LAG Köln, Urteil vom 19.04.2012 – 7 Sa 1399/11).

Anreiz statt Misstrauen: Die Anwesenheitsprämie

Bei allgemein hohem Krankenstand sollten Arbeitgeber gezielt Präventivmaßnahmen ergreifen, beginnend mit wertschätzenden Personalgesprächen, betrieblichem Eingliederungsmanagement (BEM) und betrieblicher Gesundheitsförderung. Aber auch Anreize in Form von Prämien können sich als zielführend erweisen und sollen im Folgenden näher betrachtet werden.

Eine Anwesenheitsprämie ist eine Zuwendung des Arbeitgebers, mit der Mitarbeiter für geringe oder keine krankheitsbedingten Fehltage belohnt werden und bewegt sich damit in einem sozialpolitischen Spannungsfeld. Einerseits schafft sie einen positiven Anreiz zur Anwesenheit, ohne dass krankgeschriebene Arbeitnehmer pauschal unter Generalverdacht geraten, die Entgeltfortzahlung zu missbrauchen. Andererseits birgt sie das Risiko von “Präsentismus” (krank zur Arbeit gehen) und kann zu einer Benachteiligung chronisch kranker oder ältere Mitarbeiter führen. Rechtlich sind Anwesenheitsprämien aber zulässig, sofern gewisse Anforderungen eingehalten werden.

Entscheidend ist bei der Einführung solcher Prämien zunächst, dass dem Arbeitnehmer deutlich wird, dass ausschließlich die Anwesenheit honoriert werden soll und nicht eine konkrete Arbeitsleistung.

Sollte der Arbeitnehmer auf Grund einer Krankheit arbeitsunfähig sein, kann diese Prämie gemäß § 4a EFZG gekürzt werden. Die Kürzung darf jedoch pro Krankheitstag ein Viertel des täglichen Durchschnittslohns nicht überschreiten.

Beispiel 1: Jahresgehalt 36.000 €, Jährliche Anwesenheitsprämie: 1.000 €, 4 Krankheitstage

• Täglicher Durchschnittslohn: 36.000 € / 365 ≈ 98,63 € pro Tag
• Max. Kürzung pro Krankheitstag: ¼ × 98,63 € ≈ 24,66 €
• Gesamtkürzung: 4 × 24,66 € ≈ 98,64 €
• Auszuzahlende Anwesenheitsprämie: 1.000 € – 98,64 € ≈ 901,36 €

Beispiel 2: Jahresgehalt 60.000 €, Jährliche Anwesenheitsprämie: 1.000 €, 10 Krankheitstage

• Täglicher Durchschnittslohn: 60.000 € / 365 ≈ 164,38 € pro Tag
• Max. Kürzung pro Krankheitstag: ¼ × 164,38 € ≈ 41,10 €
• Gesamtkürzung: 10 × 41,10 € ≈ 411,00 €
• Auszuzahlende Anwesenheitsprämie: 1.000 € – 411,00 € ≈ 589,00 €

Beispiel 3: Jahresgehalt 24.000 €, Jährliche Anwesenheitsprämie: 1.000 €, 30 Krankheitstage

• Täglicher Durchschnittslohn: 24.000 € / 365 ≈ 65,75 € pro Tag
• Max. Kürzung pro Krankheitstag: ¼ × 65,75 € ≈ 16,44 €
• Gesamtkürzung: 30 × 16,44 € ≈ 493,20 €
• Auszuzahlende Anwesenheitsprämie: 1.000 € – 493,20 € ≈ 506,80 €

Beispiel 4: Jahresgehalt 48.000 €, Jährliche Anwesenheitsprämie: 1.000 €, 30 bzw. 31 Krankheitstage

• Täglicher Durchschnittslohn: 48.000 € / 365 ≈ 131,51 € pro Tag
• Maximale Kürzung pro Krankheitstag: ¼ × 131,51 € ≈ 32,88 €
• Bei 30 Krankheitstagen:
  • Gesamtkürzung: 30 × 32,88 € ≈ 986,40 €
  • Auszuzahlende Anwesenheitsprämie: 1.000 € – 986,40 € ≈ 13,60 €
• Bei 31 Krankheitstagen:
  • Rechnerische Gesamtkürzung: 31 × 32,88 € ≈ 1.019,28 €
  • Auszuzahlende Anwesenheitsprämie: 0 €.

Damit die Prämie rechtssicher gekürzt werden kann, ist es entscheidend, dass der Arbeitgeber bereits bei Vereinbarung darauf hinweist, dass diese bei zukünftiger krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit gekürzt wird. Die gesetzliche Regelung des § 4a EFZG stellt keinen Automatismus dar; ohne ausdrückliche Vereinbarung kann die Prämie nicht gekürzt werden.

Von derartigen Anwesenheitsprämien abzugrenzen sind Zahlungen, die eine konkrete Gegenleistung zur Arbeitsleistung der einzelnen Person darstellen (insbesondere Bonuszahlungen bei Erreichen vorgegebener Ziele). Diese können nicht allein aufgrund von Arbeitsunfähigkeit gekürzt werden. Es kommt nur darauf an, ob die Ziele erreicht werden. Schließt also ein Vertriebsmitarbeiter am 1. Januar einen „Megadeal“ und erreicht allein damit sein jährliches Umsatzziel, erhält er auch dann den vollen Bonus, wenn er die folgenden 364 Tage arbeitsunfähig ist. Geringe Fehlzeiten können auch in Form von zusätzlichen Urlaubsansprüchen belohnt werden. Arbeitnehmer erhalten also zusätzliche Urlaubstage, die bei Arbeitsunfähigkeit gekürzt werden. Allerdings ist in der Rechtsprechung noch nicht abschließend geklärt, ob auch insofern die Kürzungsgrenze des § 4a EFZG gilt. Unangetastet bleiben muss in jedem Fall der gesetzliche Mindesturlaub.