Schriftform von Arbeitsverträgen durch die Hintertür? – Die Auswirkungen der Änderungen im Nachweisgesetz


Ab dem 1. August 2022 gelten strengere Vorgaben für den Nachweis von Arbeitsbedingungen, die der Gesetzgeber für wesentlich hält. Das kann je nach Umsetzung der Nachweispflichten zur zwingenden Einhaltung der Schriftform bei Arbeitsverträgen führen.

Grundsätzliche Formfreiheit von Arbeitsverträgen

Grundsätzlich gilt: Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form für Arbeitsverträge vor. Arbeitsverträge können also formfrei – theoretisch auch mündlich – geschlossen werden.

Diese Aussage zur Formfreiheit von Arbeitsverträgen muss jedoch im selben Atemzug relativiert werden. Die Einhaltung einer bestimmten Form kann sich zum einen aus Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergeben. Ausnahmen von der Formfreiheit ergeben sich zum anderen im Falle befristeter Arbeitsverträge. Hier ist die Schriftform zur Verhinderung der Fiktion eines unbefristeten Arbeitsvertrags zwingend. Schriftform bedeutet, dass der Arbeitsvertrag in ausgedruckter Form von beiden Vertragspartnern eigenhändig mit voller Namensunterschrift auf Papier zu unterzeichnen ist. Dabei darf nicht vergessen werden, dass zu befristeten Arbeitsverträgen auch solche zählen, die auf das Erreichen der Regelaltersgrenze befristet sind. Auch Arbeitsverträge, die nachvertragliche Wettbewerbsverbote enthalten, müssen schriftlich abgeschlossen werden.

In der Praxis ist es üblich, Arbeitsverträge mittels elektronischer Signatur abzuschließen, sofern sie nicht unter eine der genannten Ausnahmen von der Formfreiheit fallen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der digitale Vertragsschluss spart Kosten, beschleunigt Prozesse und schont die Umwelt.

Änderungen des Nachweisgesetzes lösen Diskussion um Schriftform bei Arbeitsverträgen aus

Für neue Diskussionen im Zusammenhang mit der Form von Arbeitsverträgen sorgte der Entwurf des deutschen Umsetzungsgesetzes der Europäischen Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen („Arbeitsbedingungenrichtlinie“).  Die Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie vollzieht der deutsche Arbeitgeber insbesondere durch Änderungen des Nachweisgesetzes. Das Nachweisgesetz enthält einen nicht abschließenden Katalog von Arbeitsbedingungen, über die Beschäftigte vom Arbeitgeber aufgeklärt werden müssen. Das Umsetzungsgesetz sieht unter anderem eine Erweiterung dieses Katalogs vor, z.B. um Angaben zu den Voraussetzungen der Anordnung von Überstunden.

Das Nachweisgesetz verlangt für den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen die strenge Schriftform und verbietet ausdrücklich die elektronische Form. Die Arbeitsbedingungenrichtlinie, auf der das Umsetzungsgesetz beruht, erlaubt hingegen explizit die Bereitstellung der erforderlichen Informationen in digitaler Form. Mit Spannung wurde deswegen erwartet, ob sich der deutsche Gesetzgeber nunmehr traut, die Arbeitswelt zu digitalisieren und zu entbürokratisieren und künftig die Textform für den Nachweis ausreichen lässt. Die Textform ist auch bei einer Übermittlung per E-Mail gewahrt. Diese Chance hat er – anders als andere europäische Länder – nicht ergriffen. Zukünftig droht sogar ein Bußgeld von bis zu zweitausend Euro (pro Verstoß), wenn Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht schriftlich zur Verfügung stellen.

Schriftform bei Arbeitsverträgen je nach Umsetzung der Pflichten nach dem Nachweisgesetz

Für die Form von Arbeitsverträgen bedeutet das folgendes: Zunächst ist zu unterscheiden, welchen Weg Arbeitgeber und Personalabteilungen zur Erfüllung der Pflichten aus dem Nachweisgesetz gewählt haben. Die nachzuweisenden Arbeitsbedingungen können nämlich sowohl direkt in den Arbeitsvertrag integriert werden als auch in einem gesonderten Informationsblatt zusammengefasst werden.

Sollten sich Arbeitgeber dazu entschlossen haben, die vom Nachweisgesetz verlangten Informationen in den Arbeitsvertrag zu integrieren, muss der Arbeitsvertrag spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung dem Arbeitnehmer ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben übergeben werden, da der Gesetzgeber zwar nicht für den Arbeitsvertrag, aber für den Nachweis weiterhin die strenge Schriftform verlangt. Das bedeutet, dass bei dieser Variante tatsächlich eine Schriftform für Arbeitsverträge durch die Hintertür gilt.

Vor dem ersten Tag der Arbeitsleistung können Arbeitsverträge allerdings weiterhin vorerst digital mittels elektronischer Signatur abgeschlossen werden. Vor dem Hintergrund, dass die Vertragsabschlüsse zum Teil mehrere Monate vor dem Startdatum der Tätigkeit erfolgen und originale Unterschriften nicht immer schnell organisiert werden können, kann das eine Erleichterung für die Praxis darstellen. Sollten sich Arbeitgeber dafür entscheiden, den Nachweis wesentlicher Vertragsbedingungen getrennt vom Arbeitsvertrag zu führen, gilt die strenge Schriftform nur für das Dokument, mit dem die Nachweispflichten erfüllt werden sollen. Arbeitsverträge bleiben in diesem Fall unter den eingangs genannten Voraussetzungen formlos möglich.