Neues zum Arbeitszeitgesetz – Was der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 für die HR-Praxis bedeutet

Das Herzstück: Tägliche, vollständige und elektronische Zeiterfassung

Die wichtigste Neuerung betrifft die Arbeitszeiterfassung und sie gilt ausnahmslos alle Arbeitgeber.

Konkret heißt das: Für jeden Beschäftigten muss täglich festgehalten werden, wann die Arbeit begonnen hat, wann sie geendet hat und wie lange insgesamt gearbeitet wurde. Und zwar noch am selben Tag. Eine nachträgliche Erfassung ist grundsätzlich nicht mehr erlaubt. Einzige Ausnahme: Per Tarifvertrag kann eine Frist von bis zu sieben Kalendertagen nach dem Arbeitstag vereinbart werden. Auch nicht tarifgebundene Arbeitgeber können diese verlängerte Frist nutzen, wenn sie dies per Betriebsvereinbarung, Dienstvereinbarung oder schriftlicher Einzelvereinbarung regeln.

Die Erfassung muss grundsätzlich elektronisch erfolgen. Welches System genutzt wird, ist aber nicht vorgeschrieben. Ob Zeiterfassungsterminal, App auf dem Diensthandy oder eine einfache Excel-Tabelle, alles ist zulässig, solange die Daten elektronisch vorliegen.

Verantwortlich für die Aufzeichnung ist der Arbeitgeber. Er kann die eigentliche Erfassung aber an die Beschäftigten selbst oder an Dritte (z. B. Vorgesetzte) delegieren. Wichtig: Die Verantwortung bleibt trotzdem beim Arbeitgeber. Wenn etwas schiefläuft, haftet er, nicht der Mitarbeiter, der die Zeiten einträgt.

Die erfassten Arbeitszeiten müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Neu ist außerdem ein ausdrückliches Auskunftsrecht der Beschäftigten: Sie können jederzeit Einsicht in ihre aufgezeichneten Arbeitszeiten verlangen und eine Kopie der Aufzeichnungen anfordern.

Auch der Betriebsrat hat Zugriff: Nach § 80 Abs. 2 BetrVG kann er jederzeit die Arbeitszeitaufzeichnungen einsehen, soweit er sie für seine Aufgaben benötigt. Für Arbeitgeber bedeutet das in der Praxis: deutlich mehr Transparenz gegenüber der Belegschaft und ihren Vertretungen.

Die Pflicht gilt nicht nur für erwachsene Beschäftigte: Auch für Jugendliche müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Jugendliche und ihre Erziehungsberechtigten haben ebenfalls das Recht auf Auskunft und Kopie der Aufzeichnungen.

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, aber mit neuen Spielregeln

Die gute Nachricht für alle, die auf Vertrauensarbeitszeit setzen: Das Modell bleibt grundsätzlich zulässig. Die Zeiterfassungspflicht steht dem nicht entgegen. Aber: Wenn der Arbeitgeber die Zeiterfassung an die Beschäftigten delegiert und auf eine Kontrolle der vereinbarten Arbeitszeit verzichtet, muss er trotzdem sicherstellen, dass er von Verstößen gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten erfährt. Das kann zum Beispiel über automatische Warnmeldungen des Zeiterfassungssystems bei drohender Überschreitung oder durch stichprobenartige Kontrollen der Aufzeichnungen geschehen. Kurz gesagt: Vertrauen ja, aber die gesetzliche Überwachungspflicht bleibt bestehen.

Kürzere Ausgleichszeiträume, kein Ruhezeit-Opt-out mehr, aber neue Flexibilität per Tarifvertrag

Der Entwurf bringt weitere wichtige Änderungen. Erstens wird der Ausgleichszeitraum für Mehrarbeit verkürzt: Wer mehr als 48 Stunden pro Woche arbeitet, muss diese Mehrarbeit künftig innerhalb von vier Monaten (16 Wochen) ausgleichen, statt wie bisher sechs Monaten (24 Wochen). Ausnahme: Abweichende Regelungen, die auf Artikel 18 der EU-Arbeitszeitrichtlinie gestützt und von den Sozialpartnern vereinbart wurden.

Zweitens fällt die bisherige Möglichkeit weg, die gesetzliche Mindestruhezeit per Tarifvertrag zu unterschreiten. Hintergrund: Die EU-Arbeitszeitrichtlinie lässt ein solches Opt-out bei der Ruhezeit schlicht nicht zu. Bestehende Tarifverträge mit entsprechenden Sonderregelungen müssen angepasst werden.

Drittens gibt es aber auch mehr Spielraum: Per Tarifvertrag, oder auf Grundlage eines Tarifvertrags per Betriebsvereinbarung, kann künftig statt einer täglichen eine wöchentliche Arbeitszeitgrenze vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass der Gesundheitsschutz der Beschäftigten durch besondere Maßnahmen gewährleistet bleibt. Beispiele dafür sind: eine Begrenzung aufeinanderfolgender langer Arbeitstage, ausreichende Ruhezeiten nach intensiven Arbeitsphasen, die Beschränkung langer Arbeitszeiten auf bestimmte Beschäftigtengruppen oder ein besonderes Mitspracherecht beim Ausgleich von Mehrarbeit.

Neue Bußgelder: Verstöße werden teuer

Bislang fehlte es an wirksamen Sanktionen bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht. Das ändert sich: Der Entwurf macht Verstöße ausdrücklich bußgeldbewehrt. Bußgelder drohen unter anderem, wenn Arbeitszeiten nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Form oder nicht rechtzeitig erfasst werden. Gleiches gilt, wenn Aufzeichnungen nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden oder wenn Beschäftigten die Auskunft oder Kopie ihrer Arbeitszeitdaten verweigert wird. Der Bußgeldrahmen reicht bis zu 50.000 Euro. Für die Personalpraxis heißt das: Zeiterfassung ist kein „Nice-to-have” mehr, sondern eine Pflicht mit spürbaren Konsequenzen bei Nichteinhaltung.

Übergangsfristen und Erleichterungen: Es bleibt Zeit zur Umstellung

Der Gesetzgeber weiß, dass die Umstellung auf elektronische Systeme Zeit braucht, und hat gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen. Im Überblick: Alle Arbeitgeber dürfen im ersten Jahr nach Inkrafttreten noch nichtelektronisch erfassen. Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten haben zwei Jahre Zeit, solche mit weniger als 50 Beschäftigten sogar fünf Jahre. Kleinstbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sowie Privathaushalte sind dauerhaft von der Elektronikpflicht befreit – sie dürfen die Arbeitszeit auch langfristig in Papierform festhalten. Unabhängig von der Betriebsgröße können tarifgebundene Arbeitgeber per Tarifvertrag, oder auf dessen Grundlage per Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung, vereinbaren, dass die Aufzeichnung dauerhaft in nichtelektronischer Form erfolgt. Nicht tarifgebundene Arbeitgeber können entsprechende tarifliche Regelungen im jeweiligen Geltungsbereich übernehmen. Wichtig: Die Übergangsfristen betreffen nur die Form der Erfassung, nicht die Erfassungspflicht als solche. Die Pflicht zur vollständigen Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit besteht bereits heute.

Auch bei der Aushangpflicht gibt es eine Erleichterung: Das Arbeitszeitgesetz und die einschlägigen Regelungen müssen künftig nicht mehr dauerhaft im Betrieb ausgehängt werden. Es genügt, sie auf Nachfrage eines Beschäftigten oder bei bestimmten Anlässen bereitzustellen – etwa bei Neueinstellungen oder bei wesentlichen Gesetzesänderungen. Für bestimmte Branchen bringt der Entwurf zudem neue Möglichkeiten bei der Sonn- und Feiertagsarbeit: In Bäckereien und Konditoreien dürfen Beschäftigte an Sonn- und Feiertagen künftig bis zu fünf Stunden mit der Herstellung und bis zu drei Stunden mit dem Austragen oder Ausfahren von Backwaren beschäftigt werden. Öffentliche Bibliotheken, die über ihr Informationsangebot hinaus als Begegnungs-, Kultur- und Bildungsorte dienen, dürfen ihre Mitarbeiter an diesen Tagen für bis zu sechs Stunden einsetzen.