KI-Systeme im Kontext von Personalum- und -abbau und die Rolle der Skill-Matrix

Die Skill-Matrix

Die Skill-Matrix (teilw. auch „Mitarbeiterstamm“ genannt) ist eine Sammlung von Mitarbeiter-informationen, die für die Personalplanung und Organisationsentwicklung bedeutend sind.

Grundsätzliche arbeitsrechtliche Bedeutung der Skill-Matrix

Eine Skill-Matrix ist arbeitsrechtlich vielseitig nutzbar. Sei es für die Eingruppierung mit Blick auf die EU-Entgelttransparenzrichtlinie, sei es für die Zuordnung von Mitarbeitern zu Betriebsteilen, für freiwillige Redeployment-Maßnahmen (Re- und Upskilling), aber eben auch in Vorbereitung eines rechtlich sauber durchdachten Personalum- oder -abbaus.

Auswirkungen des Einsatzes von KI auf die Skills der Mitarbeiter

Die Einführung von KI-Systemen im Unternehmen hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Fähigkeiten, d.h. die „Skills“ der Mitarbeiter.

KI-Systeme bieten die Möglichkeit, repetitive und zeitaufwendige Aufgaben zu automatisieren, wodurch Mitarbeiter mehr Zeit für kreative und strategische Tätigkeiten gewinnen. Dies erfordert jedoch, dass Mitarbeiter neue Skills entwickeln, insbesondere im Umgang mit KI-Technologien und deren Integration in Arbeitsprozesse. Fähigkeiten wie Datenanalyse, technisches Verständnis und kritisches Denken gewinnen an Bedeutung.

Änderung von Skills und die Folge für Datenbestände

Da sich die Skills der Mitarbeiter durch die Interaktion mit KI-Systemen zwangsläufig ändern, ist es notwendig, dass Arbeitgeber die vorhandenen Datenbestände zu Mitarbeiterdaten überprüfen und anpassen, um die neuen Skills, insbesondere (technisches) Knowhow und Kompetenzen der Mitarbeiter in der Skill-Matrix korrekt widerzuspiegeln. Die Gewährleistung der Qualität der Daten ist für Arbeitgeber unerlässlich, um Personalmaßnahmen fundiert  bewerten und umzusetzen zu können.

Änderung von Skills und die Folge für Personalum- und abbaumaßnahmen /
die neue Bedeutung der Skill-Matrix

In der „alten“ Welt richtete sich die rechtliche Beurteilung über Mitarbeiter, die von einem  Personalum- und/oder -abbau betroffen sein sollten, zumeist allein nach der Stellenbeschreibung (sofern vorhanden) sowie nach dem jeweiligen Lebenslauf. Dies machte die Arbeitgeber in ihrer Argumentation zumeist unflexibel und schwächte damit ihre Verhandlungsposition. Denn aufgrund zu weniger Daten waren zu viele Mitarbeiter trotz ihrer (dem Arbeitgeber zumeist unbekannten und nicht dokumentierten) Skills, die eine bessere Differenzierung erlaubt hätten, arbeitsrechtlich miteinander vergleichbar.

In der „neuen“ Welt, in der die Dynamik der Veränderung von Skills des Einzelnen eine neue Geschwindigkeit erreicht hat, gelingt es den Arbeitgebern mit den herkömmlichen Methoden daher erst recht nicht mehr, den Überblick über die Skills ihrer Mitarbeiter zu bewahren und diese argumentativ zu nutzen.

Nur mit Hilfe einer arbeits- und datenschutzrechtskonform ausgestalteten Skill-Matrix lassen sich deshalb in Zukunft komplexe Umstrukturierungen rechtlich sauber darstellen. Die Skill-Matrix dient dabei insbesondere:

• Der richtigen Zuordnung des Mitarbeiters
• Der Abgrenzung vom arbeitgeberseitigen Direktionsrecht versus Notwendigkeit einer Änderungskündigung
• Der Abgrenzung von adäquaten versus nicht geeigneten Weiterbeschäftigungsmöglichkeiten in jedem Einzelfall
• Der Durchführung einer ordnungsgemäßen Sozialauswahl sowie der Herausnahme von Leistungsträgern

Einsatz von KI-Systemen im Zusammenhang mit einer Skill-Matrix / verbotenes Social Scoring

Die Vorgaben der KI-Verordnung (KI-VO) sind besonders relevant, wenn ein KI-System zur Erstellung einer Skill-Matrix genutzt wird. 

Unternehmen müssen vorab insbesondere prüfen, ob der Einsatz des speziellen KI-Systems zulässig ist oder ob es sich um eine verbotene KI-Praktik in Form eines unzulässigen Social Scorings nach
Art. 5 Abs. 1 lit. c) KI-VO handelt. Die KI-VO untersagt die Verwendung von KI-Systemen, welche über einen bestimmten Zeitraum natürliche Personen auf Grundlage ihres sozialen Verhaltens, ihrer persönlichen Eigenschaften oder ihrer Persönlichkeitsmerkmale sozial bewerten oder einstufen, die zu einer Schlechterstellung oder Benachteiligung führen können.

Der Einsatz von KI-gestützten Talentpools und Skill-Datenbanken bedarf einer genauen Prüfung im Einzelfall. Typischerweise werden Scores aus abgeleiteten oder bekannten individuellen Fähigkeiten von Bewerbern oder Mitarbeitern und damit aus persönlichen Eigenschaften gebildet. Das Social Scoring ist aber grundsätzlich nur verboten, sofern die Benachteiligung in einem Kontext erfolgt, der in keinem Zusammenhang mit der Datengrundlage steht oder bei dem die Benachteiligung im Hinblick auf das soziale Verhalten bzw. dessen Tragweite ungerechtfertigt oder unverhältnismäßig ist. Vor diesem Hintergrund sollten Arbeitgeber weder Daten aus einem privaten Social Media Account noch disziplinarische Informationen über arbeitsrechtliche Maßnahmen in die Verarbeitung mit einbeziehen. Unter diesen Voraussetzungen wäre gut argumentierbar, dass keine verbotene KI-Praktik vorliegt. Die Prüfung im Einzelfall bleibt Arbeitgeber dennoch nicht erspart.

Handlungsempfehlung

Arbeitgeber sollten stets über eine aktualisierte und KI-konforme Skill-Matrix verfügen. Wendet man diese im Kontext eines Personalum- und/oder – abbaus richtig an, lassen sich hierdurch erfahrungsgemäß erhebliche Kosten sparen.